Šest tipů, jak připravit cash flow agentury na oživení ekonomiky

Zdroj: Petr Macek

V souvislosti s vracejícím se ekonomickým oživením připravil Petr Macek z manažerského systému CAFLOU pro agentury seznam, jenž zahrnuje, co zkontrolovat a připravit, aby je při naskočení na vlnu rozvolnění a oživení čekalo o něco méně překvapení.

Tip #1 – Udělejte si o cash flow přehled

Abyste se na budoucnost dobře připravili, potřebujete především vědět, jak na tom skutečně jste a kam směřujete. Představte si firmu jako sportovce. Je nemyslitelné, aby trenér poslal svého svěřence do dalšího závodu, pokud nezná jeho kondici. Dobrou přípravou a plánem se lze vyvarovat možným zraněním a dosáhnout co nejlepšího výsledku. Je důležité znát finanční kondici vaší firmy. Nástroj, který vám přípravu na oživení ekonomiky usnadní, je nepochybně přehled o peněžních příjmech a výdajích. Na jeho základě můžete vašim manažerským rozhodnutím o aktivitách firmy dodat pravděpodobnost finančních dopadů a snížit nejistotu ekonomických výsledků při potenciálně nepříznivém vývoji.

Pokud jste s plánováním cash flow ještě nezačali, vězte, že je nejvyšší čas. Mít přehled o tom, jaké byly příjmy a výdaje spojené s vaším podnikáním v minulosti, kdy budou nové příjmy přicházet a kdy peníze z podnikatelského účtu odejdou, není přínosné pouze během krize. Je to velmi důležité pro období rozjezdu a znovunastolení rovnováhy, kdy se nestačí pouze spoléhat na zpožděné informace z účetnictví.

Tip #2 – Plánujte na podkladu scénářů

Po rozsáhlé a hluboké ekonomické krizi, ať už se na vaší firmě podepsala jakkoli, je důležité věnovat pozornost řízení peněžních toků. Abyste minimalizovali dopady krize na kondici firmy a hladce přešli do fáze oživení ekonomiky, uvažujte o různých variantách dalšího vývoje. Trhy se mohou vracet zpět do života pozvolněji nebo rychleji, než jaké jsou predikce makroekonomů. Vaše podnikání je specifické a přístup ke zdrojům jeho financování je individuální. Navzdory všeobecným trendům situaci konkrétní firmy může ovlivnit i taková banalita, jako je nařízená karanténa osoby, která u vašeho odběratele zajišťuje jindy včasnou úhradu plateb.

Kdo je připraven, není překvapen. Pro různé scénáře si připravte plány kapacit, lidských zdrojů a financí. Detailněji naplánujte následujících šest až osm týdnů, ale výhled rozšiřte v hrubých rysech na několik měsíců. Při jakémkoli plánování jen málokdy odpovídá předpoklad skutečnosti na 100 procent.

Potřeba marketingu ve firmách se pomalu vrací, což je pozitivním signálem pro agentury, nicméně díky variantním scénářům vývoje cash flow můžete předem promyslet opatření proti výpadkům peněžních příjmů a zachovat tak nejen plynulý chod firmy, ale také minimalizovat náklady spojené s řešením nedostatku finančních prostředků.

U agentur je typickým scénářem odchod klienta, po němž může nastat výpadek v cash flow. Přivedení nového klienta a získání nových zakázek může být časově, ale i finančně náročné už jen proto, že jako agentura investujete do celé akvizice a potažmo prvních kampaní ze svých zdrojů. Jak k tomu přistoupit, ukazují další tipy.

Tip #3 – Revidujte přístup ke kapitálu

Pro opětovný rozjezd činnosti firmy je nezbytný kapitál. Růst tržeb zpravidla znamená také vyšší potřebu provozního kapitálu. Malým a středním firmám jsou obvykle hůře dostupné podnikatelské úvěry. Méně příznivá účetní čísla z období krize situaci ještě více komplikují. Ačkoli se banky zajímají i o menší firmy, je faktem, že jsou pro ně malé firmy větším rizikem než firmy velké. To se pochopitelně také odráží ve výši úroků, a tedy nákladů na cizí zdroje financování. Je-li vaše cash flow přímo a citelně závislé na několika velkých zákaznících nebo na firmách závislých na dalších odběratelích, relativně snadno se přenese na finanční stabilitu vaší firmy jakýkoli posun v platbách. Soukolí se může zadrhnout, není-li k dispozici spásný olej na promazání. Tím mohou být i jiné zdroje kapitálu, než jsou vlastní prostředky a bankovní půjčky.

Olejem proti destabilizaci cash flow může být kapitál od nebankovních společností, které malým a středním firmám nabízejí zcela jiné možnosti udržení cash flow. K potřebným penězům, které máte vázané ve vydaných fakturách, se můžete dostat podstatně dříve prostřednictvím služeb faktoringu. Ty na našem trhu nabízí například Cashbot nebo Roger. Peníze z fakturací tak můžete mít k dispozici předvídatelně a spolehlivě. Když budete mít vyřešené překlopení pohledávek do reálných peněz, budete se moci lépe soustředit na to hlavní, proč jste na trhu – na výdělky.

Tip #4 – Přemýšlejte o správné výši rezervy

Chcete-li uspět v období oživení ekonomiky, musíte patřit mezi rychle se přizpůsobující firmy s konkurenceschopnou nabídkou výrobků a služeb. Takové firmy jsou schopné pružně reagovat na změny podmínek trhu a individuální požadavky zákazníků. Zároveň však musí finančně ustát dynamický vývoj tržního prostředí. V době, kdy lze nestabilitu cash flow předvídat a očekávat, je důležité vedle důkladného plánování peněžních toků, které poslouží jako systém včasného varování před možnými finančními potížemi, promyslet vhodnou finanční rezervu. Jde o volnou zásobu peněz, kterou má firma v určitém časovém okamžiku k dispozici pro financování své činnosti z jiných zdrojů, než jsou tržby.

Zásadní otázka však zní, jak velká má finanční rezerva být. Pokud budete držet vysokou rezervu, zajistíte si dobrou likviditu. Nicméně díky nízkému úročení prostředků na účtech nevyužijete příležitost vydělat více. Optimální je udržovat pouze takovou výši disponibilních peněz, kterou firma potřebuje pro zachování chodu svých běžných aktivit a na jejich bezprostřední rozvoj. Obecně platí, že by rezerva měla pokrýt tři až šest měsíců fixních výdajů. Těmito výdaji jsou výplaty mezd, úhrady nájmu, energií a dalších nákladů připravenosti k činnosti. Velikost rezervy se odvíjí od charakteru činnosti firmy (sezónnost, zakázkový charakter), fáze podnikání (start-up nebo zavedená firma), očekávání růstu a s tím spojené budoucí zvýšené závazky a v neposlední řadě také od důvěry v klienty, že budou vaše produkty nadále poptávat. Vezměte tedy do úvahy faktory, které se vás týkají, přidejte intuici a promyslete finanční polštář, který nejlépe odpovídá vašim podmínkám.

Agentury často financují výrobu kampaní a nákup reklamního prostoru ze svého. Tudíž nelze počítat jen se standardními provozními náklady spojenými s firmou, ale i částkami v rámci potřebnými pro běh klientovy kampaně.

Byť mohou mít agentury nasmlouvané zpětné bonusy za nákup reklamního prostoru, je i zde nutné brát v úvahu, že tyto bonusy jsou vypláceny s jistým zpožděním, a tím pádem bychom k nim měli přistupovat s rezervou v rámci aktuálního cash-flow.

Tip #5 – Upravte model podnikání, buďte kreativní

Ekonomické podmínky se mění. Oživení ekonomiky neznamená návrat ke starým dobrým časům a zajetým zvykům z marketingových kampaní. S každou krizí totiž dochází ke změnám, které se promítají do obchodních, ale i marketingových přístupů. Fáze oživování ekonomiky tak s sebou nese také nutnost přehodnocení přístupu k propagaci značky své nebo klienta, a tím pádem i obchodních modelů, tedy tvorby hodnoty, za kterou jsou zákazníci ochotni platit. Může se jednat o nové typy propagace, s nimiž budete v agentuře operovat nebo také služby, které začnete nad rámec svých dosavadních aktivit nabízet. To pomůže nejen vašemu cash-flow, ale také vývoji agentury do dalšího období.

Tip #6 - Zrevidujte nejen finanční procesy

Tyto úpravy je nezbytné promítnout také do finančních plánů. Mít cash flow pod kontrolou znamená uchopit finanční řízení metodicky správně. Zrevidujte interní procesy i účetní postupy. Možná přijdete na to, že za úspěchem není jen faktické řízení produkčních aktivit firmy. Zkvalitněním finančního řízení můžete ovlivnit například zbytečnou vázanost finančních prostředků v provozu firmy z důvodu náročné administrativy pohledávek nebo neodpovídající výše zásob. Důsledky do ekonomické stránky podnikání jsou klíčové pro zdárné působení firmy na trhu. S revizí modelu podnikání tak ruku v ruce jde také úprava přístupů k finančnímu řízení a controllingu. Není potřeba znovu vymýšlet kolo, když už je objeveno a praxí ověřeno. Proto je vhodné se obrátit na ověřené specialisty, kteří se zaváděním finančního controllingu zabývají.