Tři důvody, proč schůzkami ztrácíte čas a peníze

Ilustrační foto, zdroj: Unsplash

Většinu dne strávíte na schůzkách, které nemají reálný výsledek. Často se jich účastníte úplně zbytečně. Ke svojí práci se dostanete až večer. Povědomé? Podle Jiřího Janouška, který výzkumem pracovních meetingů strávil několik let, existují tři důvody, proč je většina schůzek neefektivních. A na letošní technologické konferenci WebExpo nabídne řešení, díky kterým už na schůzkách nikdy nebudete ztrácet čas.

Jiří Janoušek je spoluzakladatelem startupu Aimful, jehož služba rozšiřovala Microsoft 365, Google Workspace nebo třeba Slack či Microsoft Teams. Jiří se svým týmem tehdy vytvořili nástroj integrovaný do plánovacích kalendářů, který měl za cíl zefektivnit pracovní schůzky. Na pozvánku v kalendáři šlo díky novému rozšíření reagovat odpovědí jako „Preferoval bych e-mail” nebo “Jaká bude moje role?”. Služba se stala poměrně rychle využívanou, ale ke zefektivnění schůzek nakonec nedošlo. I přes velké investice startup po třech letech skončil. 

„Myslel jsem si, že schůzka je momentem, kdy se setkají lidé, aby nějaké téma posunuli z bodu A do bodu B a díky našemu nástroji bude meeting přínosnější. To jsem se ale mýlil. Lidé nechodí na schůzky proto, aby něco vyřešili. Schází se ze zcela jiných důvodů. Ty pak z většiny schůzek dělají akorát tak ztrátu času,” uvedl Jiří Janoušek v podcastu Cinkátko. Spolu se svým týmem strávil výzkumem několik let a nahlédnul do kalendářů stovkám lidí. A dospěl k překvapivému zjištění, proč je většina schůzek každého z nás, nehledě na postavení, silně neefektivní. 

Tři důvody neefektivních schůzek

• Bojíte se odmítnout

Hlavním důvodem, proč chodíme na schůzky, je podle Janouška to, že se je bojíme odmítnout. „V ideálním světě bychom se nad pozvánkou měli rozhodnout, zda ji na základě agendy schůzky přijmeme nebo ne. Nikdo ale není tak odvážný. Jediné, na co všichni koukají, je pouze to, kdo nás na ni pozval. A svému šéfovi ji nikdy neodmítnete.”

• Chybí agenda

Většina schůzek navíc ani nemá jasnou agendu a určený cíl, proč se lidé scházejí a co má být jejím výsledkem. Jednotliví účastníci nemají rozdělené role a chybí někdo, kdo by meeting řídil a dával mu strukturu. 

• Jsou sociálně důležité

„Meeting ve skutečnosti není způsobem, jak společně dospět k nějakému výsledku. Je to komplexní sociální událost, během které lidé budují vztahy, svoje postavení, kariéru a vliv. Ani jedno za počítačem nevytvoříte,” říká Janoušek, který o problémech pracovních schůzek, bude přednášet na letošní technologické konferenci WebExpo. 

Řešením není poslat e-mail

Na základě dat z několikaletého výzkumu a rozhovorů se stovkami lidí z malých firem i velkých korporátů Jiří Janoušek dospěl k řešení, které by lidem ušetřilo promarněný čas a firmám ušetřilo statisíce. Pokud totiž svoláte schůzku, která na dvě hodiny zaměstná pět lidí, tak to firmu stojí nemalé peníze. Uděláte-li to několikrát týdně či měsíčně, ztráty jsou obrovské. „Asi každého z nás na zbytečném meetingu napadlo, že by přece stačil poslat e-mail. To ale není řešení. E-maily skoro nikdo nečte. Existuje ale způsob, jak schůzku uspořádat dobře, aniž by to byla ztráta času a peněz,” říká Janoušek. Co je tedy tím tajným klíčem? To zazní na jeho přednášce ve čtvrtek 30. května na konferenci WebExpo v pražském Paláci Lucerna.

A nebude to jen Jirka Janoušek, který bude mluvit o smysluplném pracovním setkávání. Jeho čtvrteční přednáška naváže na inovátorku Dianu Prokushevu, která v éře práce na dálku zjišťuje, jak pouštění konkrétní hudby během online schůzek dokáže ovlivnit výsledek meetingu, náladu i únavu účastníků. Po její zajímavé prezentaci plné reálných příběhů možná příště během online schůzky místo tlačítka “stop” stisknete na hudebním přehrávači “play”. Ať už se tak s kolegy potkáváte online nebo osobně, obě přednášky mají potenciál posunout vaše meetingy na vyšší level.

Letošní WebExpo

Na mezinárodní události WebExpo si ale přijdou na své všichni z oblasti byznysu, projektového managementu, marketingu, UX designu a vývoje webových aplikací. Konference přivítá už po šestnácté ve dnech 29. až 31. května 2024 v pražském Paláci Lucerna 1600 návštěvníků, 91 řečníků a mentorů z celého světa. Nabídne dvoudenní bohatý program, který třetí den doplňují oblíbené celodenní workshopy. Letošní zaměření konference WebExpo reaguje na vývoj umělé inteligence a apeluje na větší zapojení vlastní kreativity. Součástí bude mentoring, mastermind diskuze a tři networkingové párty. Rodiče ocení hlídání dětí nebo workshopy pro budoucí technologické naděje.

Vstupenky na konferenci jsou v prodeji na www.webexpo.net.

Text vychází v rámci mediálního partnerství MediaGuru.cz a konference WebExpo